1996年新闻出版署发布的第6号令《电子出版物管理暂行规定》第14条中明确规定：电子出版物出版单位应当自电子出版物出版之日起30日内向新闻出版署、北京图书馆和中国版本图书馆缴送样本。为加大管理力度，提高管理水平，1997年发布的第11号令《电子出版物管理规定》第35条中又进一步明确规定：电子出版物出版单位在电子出版物发行前，应当向北京图书馆，中国版本图书馆免费送交样本。同年新闻出版署（1996）697号文件，就音像、电子出版物样品缴送工作下发了专项通知。
通知强调指出：新闻出版署将按照中国标准音像制品编码和中国标准书号的发放查验出版物样品，每半年检查通报一次样品缴送情况。
出版单位缴送样品的情况，将被列入音像、电子出版单位考核和年检工作的重要内容。对不按期缴送样品或不缴送样品的出版单位，将视情节轻重给予通报批评、核减中国标准音像制品编码和标准书号、年检时暂缓登记或不予以登记的处罚。
按照国务院和国家出版行政管理部门的规定缴送样品，是出版单位应尽的义务，这对于建立国家样品库，加强对音像、电子出版物的行政管理，具有重要意义。
出版单位按时缴送样品，是管理部门加强管理力度，提高我国出版资源保护水平的有效手段。同时，国家建立的这三大样本库，也是我国出版物质量保障体系的重要组成部分。但在实际工作中，出版单位执行上述规定，缴送样本的情况并不理想，以至国家指定的三大样本库中，样本收存率不高，有的样本已经流失，无法收集，造成出版资源的严重损失。本文拟对国家三大样本库收存样本的情况及存在的问题作一分析，以期引起业界的重视，进一步作好样本收缴工作，加快我国三大样本库的建设，更好地为出版工作服务。
北京图书馆样本库设在北京图书馆电子出版信息部。北京图书馆是我国唯一的国家级图书馆，是我国出版物指定收藏单位之一，所收内容包括正式出版的书、报、刊、音像制品和电子出版物以及以其他载体形式出版的出版物。建馆以来，以其丰富的馆藏资源，成为我国对外开放、文化交流的一个重要窗口。同时，由于国家馆的专业收藏水平，也使得大量珍贵的、具有文献价值的出版物得以有效地保存下来，成为国家的宝贵财富。这一切，无不得益于建国初期就制定的出版物缴送制度。然而，就电子出版物而言，缴送工作并不理想，据统计，到1998年5月为止，我国已出版电子出版物3870种，而北京图书馆所收样本560种，仅占已出版产品的14．47％。这不仅不利于我国电子出版物的传播和推广，也不利于我国电子出版物的保护。为此，一方面是各出版单位要加强缴送样本的意识，按期自觉缴送样本，另一方面北京图书馆也要加大样本的催缴工作，要进一步加强和出版单位的联系，做好样本收缴的宣传工作，进一步协调好样本的收藏使用方法，更好地发挥国家馆的作用，发挥好窗口作用，为出版单位宣传介绍好新产品作出应有的贡献。
中国版本图书馆样本库设在新闻出版署信息中心内。它的设立主要是加强我国出版物版本的征集、收藏、保护，是我国出版物的国家级档案馆。自1996年10月，新闻出版署关于征集电子出版物的文件发布以后，目前已征集到样本1240种，占应缴样本的32％。
新闻出版署电子出版物样本库设在新闻出版署音像和电子出版物管理司电子出版管理处。它的设立主要是加大电子出版业的监管力度，提高管理水平。同时，也为行政管理部门全面了解行业发展状况提供准确信息。这个样本库样本收缴的情况在三大样本库中是最好的一个。
我国三大样本库样本的收藏工作虽然已取得一定的成绩，但也存在一些问题。主要问题集中反映在以下几个方面：
1、送缴不及时。
有的出版单位不按时送缴样品。不能小看“按时”二字，这是为了加强电子出版物管理工作的监管力度，将可能出现的问题消灭在发行工作之前而采取的措施之一。有的出版单位由于没有认真学习《电子出版物管理规定》，以至出版后的产品出现严重问题，但由于发行前没有及时送交样本，待样本送交管理部门发现问题后，又需花大力气在市场上回收，造成不良的社会影响。为此，《电子出版物管理规定》第35条将原《电子出版物管理暂行规定》中第14条中的电子出版物出版单位应当自电子出版物出版之日起30日内向新闻出版署、北京图书馆和中国版本图书馆缴送样本改为电子出版物出版单位在电子出版物发行前，应当向北京图书馆、中国版本图书馆免费送交样本。这主要是针对《电子出版物管理暂行规定》发布实施以来行业管理工作中出现的问题作的改动。将出版后30日之内缴送样本改为发行前缴送。
2、部分出版单位缴送样品意识差。有的出版单位受市场经济的影响，单纯考虑经济效益，不愿免费送交样本，以至有的样品库难以征集到应有的样品。
3、样品的管理工作力度不够，样品资源的利用率不高。
为此，电子出版单位要加强样品送缴意识，各地电子出版行政管理部门也要加大样品送缴工作监督力度，要把样品缴送工作落到实处，认真对待。
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